Protocollo

• Struttura Amministrativa - Ufficio

Il Protocollo svolge un ruolo importante nella gestione della documentazione e delle comunicazioni ufficiali.

L'Ufficio Protocollo svolge un ruolo importante nella gestione della documentazione e delle comunicazioni ufficiali.

Ecco una descrizione delle principali attività svolte dall'Ufficio Protocollo:

Ricezione della corrispondenza: L'Ufficio Protocollo è responsabile della ricezione di tutta la corrispondenza in arrivo destinata al comune. Questa corrispondenza può provenire da cittadini, aziende, enti pubblici o altre istituzioni.

Numerazione e registrazione: Ogni documento ricevuto viene numerato e registrato in un sistema di protocollo. Questa pratica serve a tenere traccia di tutti i documenti in arrivo e a garantire una gestione organizzata dell'archivio comunale.

Classificazione e smistamento: I documenti vengono classificati in base al loro contenuto e allo scopo. Dopo la registrazione, vengono smistati agli uffici competenti o alle figure responsabili per l'elaborazione o la risposta.

Gestione degli atti amministrativi: L'Ufficio Protocollo gestisce la produzione, la registrazione e la conservazione degli atti amministrativi emessi dal comune, garantendo la conformità alle normative vigenti.

Archiviazione e conservazione: Si occupa dell'archiviazione a lungo termine dei documenti, assicurandosi che siano conservati in modo sicuro e che siano accessibili quando necessario. Questo processo può coinvolgere sia documenti cartacei che versioni digitali.

Emissione di certificati e copie: L'Ufficio Protocollo può essere coinvolto nella produzione di certificati e copie conformi di documenti archiviati, su richiesta dei cittadini o di altre istituzioni.

Gestione delle pratiche amministrative: Collabora con altri uffici e dipartimenti comunali per coordinare la gestione delle pratiche amministrative, assicurandosi che la documentazione necessaria sia adeguatamente trattata e archiviata.

Supporto agli utenti: Fornisce supporto e informazioni agli utenti che desiderano presentare documenti al comune, guidandoli attraverso il processo di protocollo e garantendo che la documentazione sia completa e conforme.

In sintesi, l'Ufficio Protocollo svolge un ruolo chiave nella gestione efficiente e organizzata della documentazione all'interno di un comune, contribuendo alla trasparenza e all'efficacia dell'amministrazione pubblica.

SERVIZIO AFFARI GENERALI

Attività Protocollo informatico

• Ricevimento e apertura plichi. - Ricezione fax.
• Ricevimento pubblico e rilascio immediato della ricevuta contenente il numero di protocollo.
• Protocollazione della corrispondenza in entrata.
• Smistamento posta per settori.
• Gestione e smistamento della Posta Elettronica Certificata PEC. Attività Centralino
• Riceve le telefonate in arrivo e le smista agli uffici competenti.
• Provvede a collegare gli uffici con i numeri esterni richiesti.

Tel. 0863 978122
Fax: 0863 978564

E-mail: info@comune.civitadantino.aq.it
PEC: info@pec.comune.civitadantino.aq.it